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Fallwagenmanagementsysteme sind bereits in vielen Krankenhäusern State-of-the-Art; sie steigern erwiesenermaßen die Wirtschaftlichkeit im OP. Die Vorteile eines Fallwagensystems liegen auf der Hand:
Um ein Fallwagenmanagementsystem erfolgreich im Krankenhaus zu etablieren, sollte die Komplexität der anstehenden Aufgabe nicht unterschätzt werden. Daher empfiehlt es sich, alle betroffenen Abteilungen und Fachkräfte bereits zum Projektstart in den Planungsprozess mit einzubeziehen. So kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen berücksichtigt und mögliche Stolperfallen direkt zu Beginn identifiziert werden können.
Prüfung der baulichen Voraussetzungen
Wichtigste Voraussetzung für die Einführung eines Fallwagenkonzeptes ist die umfassende Prüfung und Analyse der baulichen Gegebenheiten vor Ort. Da ein Fallwagenkonzept einen entsprechenden Raumbedarf hat, muss im Vorfeld ermittelt werden, ob ausreichend Fläche zur Verfügung steht. Im Idealfall sollte es möglich sein, die direkte, reine wie unreine, Anbindung der AEMP (Aufbereitungseinheit für Medizinprodukte) an das Fallwarenlager sowie die direkte Anbindung des Fallwarenlagers an den OP zu ermöglichen. Verfügt ein Haus nicht über entsprechende Flächen, können nach genauer Prüfung der Gegebenheiten passende Alternativkonzepte entwickelt werden.
Einbeziehung des OP-Personals bei der Umstellung auf ein Fallwagenkonzept
Eine weitere wesentliche Grundlage für die erfolgreiche Einführung eines Fallwagensystems ist die frühzeitige Einbindung des OP-Personals, da dieses in mehrfacher Hinsicht von den Veränderungen betroffen ist.
So bringt die Einführung eines Fallwagenmanagementsystems zunächst einmal zusätzlichen Arbeitsaufwand für das OP-Personal mit sich. Für die Fall-, Tages- und Notfallwagen müssen Materiallisten erstellt werden, was normalerweise im laufenden Betrieb geschieht. Weiterhin muss das Wissen zu den OP-Materialien dokumentiert werden. Dieser Prozess benötigt häufig mehr Zeit als ursprünglich eingeplant, da die Materialbezeichnungen in den verschiedenen Bereichen nicht selten unterschiedlich sind. Daher ist es wichtig, dass OP, Einkauf, Lager und AEMP bei der Materialerfassung eng zusammenarbeiten.
Zusätzlich ändern sich mit der Einführung eines Fallwagenmanagementsystems gewohnte Abläufe im OP. Da dies bei den betroffenen Mitarbeitenden zu Verunsicherung führen kann, sollte das OP-Personal zuverlässig und transparent über alle anstehenden Projektschritte, Anforderungen und Veränderungen informiert werden. Vor dem ersten Einsatz im neuen System sollte das OP-Personal geschult und eingearbeitet sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten mit dem neuen Fallwagenmanagementsystem vertraut sind und es reibungslos in ihre Arbeitsabläufe integrieren können.
Die Einführung eines Fallwagenmanagementsystem erfordert eine entsprechende Fallwagensoftware. So können OP-Materialien, speziell Sterilgut, im Vorfeld einer OP reserviert und die Versorgungssicherheit gewährleistet werden. Wird die Fallwagensoftware mit dem KIS und der AEMP-Software verbunden, kann zudem die Aufbereitung des Sterilgutes anhand der ausstehenden Fallwagen priorisiert gesteuert werden.
Voraussetzung dafür ist, dass die Fallwagensoftware über ausreichend Schnittstellen zu anderen Systemen verfügt, um KIS, Materialwirtschaftssystem und AEMP anzubinden. Da in vielen Häusern die verschiedenen Abteilungen von unterschiedlichen externen IT-Anbietern betreut werden, sollte der Koordinationsaufwand für Termine und Abstimmungsprozesse nicht unterschätzt werden. Selbstverständlich sollte auch der Einkauf als Schnittstelle mit eingeplant werden, da dort eine sorgfältige Stammdatenpflege für die Materialbestellungen von Sterilgut und Verbrauchsmaterial benötigt wird.
Weitere Aspekte die berücksichtigt werden müssen sind u.a. die Anforderungen an die Hardware, Ausfallkonzepte für Technik und Logistik, Stammdatenpflege sowie die zeitliche Schiene bei der Ausschreibung und Bestellung der Fallwagen.
Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass die Implementierung eines effizienten Fallwagenmanagementsystems messbare Vorteile bezüglich Effizienz im OP, Transparenz bei den Materialien und Entlastung des OP-Personals bietet.
Damit Ihr Projekt ein Erfolg wird, sollten bereits im Vorfeld die richtigen Weichen gestellt werden. Das bedeutet: Planen Sie ausreichend Zeit für eine Machbarkeitsstudie ein. Prüfen Sie die baulichen und logistischen Voraussetzungen. Seien Sie realistisch – verfügt Ihr Haus intern über ausreichend Kapazitäten und Knowhow, um ein so umfangreiches Projekt im Zeitrahmen und Budget umzusetzen. Definieren Sie Bereiche in denen Sie möglicherweise externe Unterstützung benötigen. Vernetzen Sie sich mit den beteiligten Akteuren und beziehen Sie sie bezüglich deren Anforderungen und Erwartungen eng in ihre Gesamtprojektsteuerung mit ein.
Das ist umfassend, lohnt sich aber! Bisher ist mir kein Krankenhaus bekannt, das nach der Umstellung auf ein Fallwagenmanagementsystem wieder zurück zu alten Prozessen wollte.
Verbesserte Wirtschaftlichkeit im OP durch Fallwagenmanagement – schematische Darstellung eines Fallwagensystems.
Über den Autor
Christian Meyer ist als Senior Consultant bei emtec e.V. zuständig für den Bereich Krankenhauslogistik sowie Betriebs- und Organisationsplanung in Krankenhäusern. Aktuell berät und unterstützt er unter anderem das Städtische Klinikum Braunschweig bei der Einführung eines Fallwagenmanagements.
Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen, die er in verschiedenen Kliniken sammeln konnte: So unterstützte er bei der Zusammenführung des Deutschen Herzzentrum Berlin mit der Charité als „Deutsches Herzzentrum der Charité“ (DHZC) die CFM-Geschäftsleitung bei der Zusammenlegung im nicht-medizinischen Bereich und übernahm die Logistikplanung inklusive Fallwagen für den geplanten DHZC-Neubau. Außerdem begleitete er als Leiter für Logistik, Umzug und Fallwagen bei der VAMED die Neu- und Umbauten des UKSH in Kiel und Lübeck.
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